Protel – Protel Smart – Ermis Pro

Για την προσαρμογή των εφαρμογών της οικογένειας Protel Hotelsoftware (Protel, Protel Smart, Ermis Pro) μας υπάρχουν οι παρακάτω δύο δυνατότητες:

ΣΕΝΑΡΙΟ Α:

Να χρησιμοποιήσετε τα ίδια Transaction Accounts (ΤΑΑ) αλλάζοντας τον συντελεστή Φ.Π.Α. από 24% σε 13%, στο πεδίο VAT rate, καθώς και στο λεκτικό του τμήματος, εάν υπάρχει αναγραφή.

Μετά το τέλος ημέρας της 19^ης Μαΐου, θα πρέπει να αλλάξετε τον συντελεστή Φ.Π.Α. στα τμήματα των πακέτων διατροφής που αλλάζουν από 24% σε 13%. Από το Protel System Data επιλέγετε Bookkeeping – Revenue and Payments – Transaction Accounts και με διπλό κλικ ανοίγετε ένα-ένα τα τμήματα και τα διορθώνετε.

ALL INCLUSIVE

Εάν χρησιμοποιείτε πακέτο All Inclusive, θα πρέπει δημιουργήσετε νέα φόρμουλα 20%, που θα χρησιμοποιηθεί για πρώτη φορά, και να αντικαταστήσετε το 5% ή 10% που είχατε στο πακέτο μέχρι τώρα. Η ανάλυση των υπόλοιπων γευμάτων που απαρτίζουν το All Inclusive είναι αδιάφορη, καθώς όλα τα υπόλοιπα τμήματα (πρωινό – γεύμα – δείπνο) υπάγονται στον μειωμένο συντελεστή Φ.Π.Α. 13%.

Διαδικασία δημιουργίας νέας Formula για χρήση στο ALL INCLUSIVE

Από το System Data επιλογή Rates – Formulas, επιλέγετε NEW και καταχωρείτε το όνομα της φόρμουλας και τη φόρμουλα. Αποθηκεύετε με OK.

Η φόρμουλα πρέπει να έχει την εξής μορφή: RATE*0.20 για 20%. To RATE πρέπει να γραφεί με κεφαλαία γράμματα και όνομα της επιλογής σας.

Έπειτα διορθώνετε τη φόρμουλα στο πακέτο ALL INCLUSIVE από Rates – Split Tables.

Δημιουργία νέων τμημάτων με ΦΠΑ 13% για τα επισιτιστικά τμήματα

Στα επισιτιστικά τμήματα (Εστιατόρια, Μπαρ κ.λπ.) που θα πρέπει να έχετε και τμήμα με 13%. Ελέγχετε εάν ήδη υπάρχει σωστά δημιουργημένο τμήμα, από παλαιότερη χρήση, ειδάλλως δημιουργείτε νέο με την επιλογή NEW.
Προτού δημιουργήσετε νέο, παρατηρήστε προσεκτικά το υπάρχον τμήμα με 24% σε όλα τα πεδία, έτσι ώστε το νέο τμήμα να έχει διαφορά μόνο στο TAA No και σε ό,τι άλλο χαρακτηρίζει τον νέο συντελεστή Φ.Π.Α..

Η δημιουργία των νέων τμημάτων για τα επισιτιστικά μπορεί να γίνει και πριν από την έναρξη της 20^ης Μαΐου. Σε περίπτωση που υπάρχουν ήδη, παρακαλούμε ελέγξτε το περιεχόμενό τους.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Εάν υπάρχει σύνδεση με λογιστική, οι λογαριασμοί λογιστικής των τμημάτων πακέτων διατροφής, θα πρέπει να ενημερωθούν σε συνεννόηση με τον υπεύθυνο του λογιστηρίου σας, όταν ολοκληρωθεί η ενημέρωση των αρχείων έως και 19 Μαΐου.

Στα είδη των POS που αλλάζουν Φ.Π.Α. κατά την έναρξη της χρήσης για την 20^η Μαΐου, εκτός από τον συντελεστή που αλλάζει, θα πρέπει να ενημερωθεί ο αριθμός του νέου τμήματος του Protel.

ΣΕΝΑΡΙΟ Β:

Να δημιουργήσετε νέο τμήμα με συντελεστή 13%. Επίσης, υπάρχει περίπτωση στα τμήματά σας να υπάρχει ήδη σειρά τμημάτων με 13% από παλαιότερη χρήση, οπότε δε χρειάζεται να δημιουργήσετε νέα, απλά ελέγχετε την ορθότητά των ήδη υπαρχόντων.

Εάν αποφασίσετε να δημιουργήσετε νέα τμήματα για τα πακέτα διατροφής, ή να ενεργοποιήσετε ήδη υπάρχοντα από παλαιότερη χρήση, θα πρέπει μέσα σε κάθε πακέτο να διορθώσετε τη λήξη της εγγραφής που ισχύει σήμερα (με το παλιό τμήμα) σε 19/05/2019 και παράλληλα να δημιουργήσετε νέα εγγραφή με ημερομηνία έναρξης 20/05/2019 και λήξης 01/01/2200.

Αρχικά δημιουργείτε τα νέα τμήματα. SD – Bookkeeping – Revenue and Payments – Transaction Accounts – New και καταχωρείτε τα απαραίτητα στοιχεία με Vat rate 13%.

Στην παρακάτω εικόνα, στα πεδία που επισημαίνονται θα πρέπει να επιλέξετε ότι υπάρχει και στο ανάλογο τμήμα που θα καταργηθεί.

Έπειτα, από την επιλογή Rates – Split Tables επιλέγετε με διπλό κλικ το πακέτο. Στο πακέτο επιλέγετε τη γραμμή του τμήματος, αντικαθιστάτε το παλαιό τμήμα με το νέο, καταχωρείτε 1 στη θέση Amount γιατί κατά την αλλαγή του τμήματος θα μηδενιστεί και αποθηκεύετε με CHANGE.

Επαναλάβετε τη διαδικασία για όλα τα πακέτα, σε όλες τις εγγραφές που τα απαρτίζουν.

ΠΡΟΣΟΧΗ: Εάν χρησιμοποιείτε πακέτο All Inclusive, ακολουθήστε την παράγραφο “ALL INCLUSIVE” από το ΣΕΝΑΡΙΟ Α (εδώ).

Εάν έχετε ενεργοποιήσει αυτόματους κωδικούς Routing Instructions σε τιμοκαταλόγους ή σε Profiles, θα πρέπει να προσθέσετε σ’ αυτούς τα νέα τμήματα πακέτων διατροφής.

Από το SystemData – Bookkeeping – Invoice – RoutingCodes, επιλέγετε με τη σειρά τα έτοιμα RoutingCοdes και προσθέτετε τα νέα τμήματα, κάνοντας drug&drop από το κάτω δεξιά στο επάνω δεξιά παράθυρο και αποθηκεύοντας με CHANGE.

Συνεχίζετε δημιουργώντας νέα εγγραφή με το νέο τμήμα και στις λεπτομέρειες η διαφορά είναι ότι η ημερομηνία from θα είναι 20/05/19. Μπορείτε να δημιουργήσετε νέα εγγραφή διορθώνοντας την υπάρχουσα και πατώντας NEW.

Έτσι, θα έχετε δύο εγγραφές για κάθε τμήμα, μία με 24% και μία με 13%.

Συνεχίζετε με τη διαδικασία «Δημιουργία νέων τμημάτων με ΦΠΑ 13% για τα επισιτιστικά τμήματα» από το ΣΕΝΑΡΙΟ Α.

Αλλαγή των ποσοστών διάσπασης

Σε περίπτωση που θέλετε να αλλάξετε τα ποσοστά διάσπασης στα πακέτα διατροφής, ακολουθείστε την παρακάτω διαδικασία δημιουργίας νέας formula για χρήση στα πακέτα διατροφής:

Από το System Data – Rates – Formulas, επιλέγετε NEW και καταχωρείτε το όνομα της φόρμουλας και τη φόρμουλα. Αποθηκεύετε με OK.

Η φόρμουλα πρέπει να έχει την εξής μορφή: RATE*0.01 για 1%, RATE*0.04 για 4%, RATE*0.05 για 5%, RATE*0.10 για 10% κ.ο.κ., με το όνομα της επιλογής σας.

Για να χρησιμοποιήσετε τη φόρμουλα που δημιουργήσατε σε κάποιο πακέτο διατροφής, θα πρέπει να επιλέξετε Rates – Split Tables.

Μετά την ολοκλήρωση όλης της διαδικασίας, για να ενεργοποιηθούν οι τροποποιήσεις, κλείνουμε την εφαρμογή και την ανοίγουμε ξανά.